Государственная архивная служба Марий Эл

МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗРАБОТКИ / ПАМЯТКА ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ И ОТБОРУ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

П А М Я Т К А

 

по упорядочению и отбору на государственное хранение

документов организаций

 

 

 

Упорядочение и отбор документов на государственное хранение - это комплекс работ, направленных на качественную подготовку документов к передаче на государственное хранение, включающих в себя проведение экспертизы ценности документов и формирование дел, оформление дел и составление научно-справочного аппарата к ним, выделение дел к уничтожению.

Памятка╨ по упорядочению и отбору на государственное хранение документов организаций - попытка обобщения основных требований, содержащихся в нормативно-методической литературе по отбору документов на государственное хранение и организации работы архивов организаций.

    Задачей настоящей памятки является оказание работникам кадровых и делопроизводственных служб, штатным работникам архивов организаций помощи по вопросам проведения экспертизы ценности документов и формированию дел, ╨оформления дел, выделения дел к уничтожению; составления описей дел постоянного хранения (для государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственных организаций, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источников комплектования архивов), описей дел по личному составу.

 

    Первым этапом упорядочения и отбора документов является издание приказа руководителя организации, в котором отражаются цели и задачи отбора, устанавливаются сроки его проведения.

 

Основные требования к формированию дел

 

Формирование дел - группировка исполненных в делопроизводстве документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел; документов учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, - в пределах театрального сезона и др.;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, копии документов;

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров.

- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

 

Постоянному хранению подлежат Уставы, Положения об организации, документы о создании, реорганизации, переименовании, ликвидации организации или ее структурных подразделений.

 

Распорядительные документы группируются в дела по видам (постановления, распоряжения) и хронологии с относящимися к ним приложениями.

 

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами.

 

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.     Приказы по основной деятельности являются документами постоянного хранения. К ним относятся приказы:

-       о создании (реорганизации, ликвидации) организации, структурных подразделений, постоянно-действующих комиссий;

-       о введении штатного расписания;

-       о введении (сокращении) должности (без указания конкретного лица);

-       о расследовании несчастных случаев на производстве и другие.

 

Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся 5 лет. К ним относятся приказы:

-       о проведении годовой инвентаризации;

-       о переносе рабочего дня;

-       об изменении режима работы;

-       о работе в праздничные и выходные дни и другие.

 

Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

 

Утвержденные╨ программы, прогнозы (перспективные планы), планы, бизнес-планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

На постоянное хранение отбирают планы годовые и с большей периодичностью (3 - 5 лет). При отсутствии годовых планов на постоянное хранение берут полугодовые, квартальные или месячные планы.

 

На постоянное хранение отбирают годовые и сводные годовые отчеты организаций о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, бизнес-планов; анализы отчетов; финансовые, бухгалтерские отчеты, ликвидационные балансы (в ликвидируемых организациях), а также статистические - годовые, разовые (составляются 1 раз в несколько лет), единовременные (составляются на определенную календарную дату).

 

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.) и документы по их рассмотрению могут быть отобраны на постоянное хранение (см. ст.56 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения").

 

Постоянному хранению подлежат документы организаций с негосударственной формой собственности (акционерных обществ) (согласно "Перечня типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур), с указанием сроков хранения"):

- протоколы общих собраний акционеров;

- протоколы заседаний╨ Совета директоров;

- реестр акционеров, список пайщиков;

- списки аффилированных лиц, список лиц, имеющих право на получение дивидендов;

- дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, список акционеров);

- документы о проведении аукционов, торгов (каталоги, проспекты, отзывы, отчеты) и др.

 

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. К приказам, имеющим срок хранения 75 лет, относятся следующие:

-       о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта);

-       об изменении фамилии;

-       о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;

-       об установлении окладов;

-       об установлении доплат, надбавок к окладу;

-       о премировании;

-       о присвоении классности, разрядов;

-       о заграничных командировках;

-       о длительных внутри российских командировках.

 

Приказы о премировании при большом объеме целесообразно формировать в отдельное дело.

 

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет, относятся следующие:

-       о предоставлении очередных и учебных отпусков;

-       о предоставлении отгулов;

-       о дежурствах;

-       о взысканиях;

-       о краткосрочных внутри российских командировках.

 

Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) формируются в самостоятельные дела.

 

    Лицевые счета, ведомости, карточки-справки по начислению заработной платы работникам группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке.

 

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В личное дело подшивают следующие документы:

-       листок по учету кадров, анкета;

-       автобиография;

-       копия документа об образовании;

-       заявление о приеме на работу или трудовой контракт;

-       копия приказа о приеме на работу или выписка из него;

-       характеристики;

-       аттестационные листы;

-       заявления о переводе;

-       копии приказов или выписки из них о переводе, награждении, изменении фамилии;

-       заявление об увольнении;

-       копия приказа╨ об увольнении (прекращении действия трудового договора (контракта) или выписка из него.

 

Личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организаций; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания подлежат постоянному хранению.

 

Личные карточки уволенных формируются в дела в алфавитном порядке.

 

В опись дел по личному составу также включаются:

- протоколы заседаний аттестационных, квалификационных╨ комиссий - 15 лет ЭПК;

- протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки╨ за выслугу лет - 15 лет (при отсутствии приказов - 50 лет);

- списки работников - 75 лет;

- списки работающих на производстве с вредными условиями труда╨ - 75 лет;

- тарификационные списки - 25 лет;

- табели и наряды работников вредных профессий - 75 лет;

- трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения - 75 лет ЭПК;

- характеристики работников, не имеющих личных дел - 75 лет ЭПК;

- подлинные личные документы (трудовые книжки,╨ дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) - до востребования (невостребованные не менее 50 лет);

- книги, журналы, карточки учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников - 75 лет; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений - 75 лет; выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет.

 

Экспертиза ценности документов

 

    Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) или центральной экспертной комиссии (ЦЭК).

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" (М., 2000), "Типового перечня документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения" (ч.II) (М., 1989) и ведомственного перечня документов (при наличии) с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел организации, описей дел предыдущих обработок и штатного расписания путем полистного просмотра дел.

Отметка "ЭПК", поставленная в перечнях к некоторым видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организациях.╨ Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения и подлежат переформированию.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в перечнях (номенклатурах дел), как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и др. (см. графу "Примечание" перечней).

Оформление дел

 

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела (Приложение 9 "Основных правил работы архивов организаций" М., 2002 (далее - Правила);

- составление, в необходимых случаях (см. п. 3.6.17 Правил), внутренней описи документов дела (Приложение 10 Правил).

- оформление обложки дела (см. п. 3.6.18, приложение 11 Правил).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Документы нумеруются простым графитным карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела.╨╨╨

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации только после включения этих дел в опись дел организации, утвержденную экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Комитета Республики Марий Эл по делам архивов (до этого он проставляется карандашом).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом. Предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела по истечении сроков ведомственного хранения (см. раздел 9 Правил). Наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой организации.╨ Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "отчеты", "документы" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); краткое содержание документов дела. В заголовках дел, содержащих приказы, указываются номера приказов (с √ 1 по √ 25). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов деле (планы, списки, доклады и т.д.). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве (планы на ╡ год, отчеты за ╡ год). Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, справки, информации), а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.╨

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

 

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

 

Составление описей дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел организации постоянного (Приложение 1 Правил), временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2 Правил), по личному составу (Приложение 3 Правил), историческая справка к фонду (при первом упорядочении) или справка (предисловие) к описи, акт о выделении дел к уничтожению (Приложение 4 Правил). Обязательным элементом оформления описи является титульный лист (Приложение 14 Правил).

Опись дела организации - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления систематизации дел внутри фонда. Опись дел является учетным документом, обеспечивающим оперативный поиск дел. Опись дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, опись дел по личному составу - в 3-х экземплярах.

Систематизация дел внутри годового раздела описи дел должна отражать структуру организации; функции ее деятельности или виды документов (по степени значимости) - в бесструктурных организациях (см. раздел 5.4 Правил).

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечание.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером). Порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Итоговую запись нельзя помещать на отдельном листе.

После утверждения руководителем организации описи дел выносятся на рассмотрение ЭПМК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов.

 

Выделение дел к уничтожению

 

Отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению производится после составления описи дел постоянного хранения. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в 2-х экземплярах. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПМК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком (см. п.2.4.4. Правил).

 

Упорядочение документов организации считается законченным после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу дел ЭПМК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов.

 

Подготовка дел к передаче на государственное хранение

 

Документы организаций передаются на государственное хранение по описям, утвержденным ЭПМК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (Приложение 35 Правил), составляемым в 2-х экземплярах.

Перед передачей документов организаций на государственное хранение представитель Республиканской службы формирования Архивного фонда Республики Марий Эл, архивного отдела администрации муниципального образования╨ проводит проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт о неисправимых повреждениях документов (Приложение 37 Правил), устранение самих дефектов проводится силами организации.

При передаче документов организацией в Государственный архив Республики Марий Эл или архивный отдел администрации муниципального образования передается три экземпляра описи. Передача дел проводится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в организации.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Организация, передающая документы на государственное хранение, обязана принять меры к розыску отсутствующих дел.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1.       Закон Республики Марий Эл "Об Архивном фонде Республики Марий Эл и архивах" (принят Государственным Собранием Республики Марий Эл 26 декабря 1996 года)

 

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 √ 68).

 

3.     Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (М., 2002).

 

4.     Основные правила работы архивов организаций (М., 2002).

 

5.     Инструкция по составлению номенклатур дел, экспертизе ценности и подготовке документальных материалов к сдаче на государственное хранение (Йошкар-Ола, 1970).

 

6.     Экспертиза ценности документальных материалов с целью отбора на государственное хранение из текущего делопроизводства министерств и ведомств (лекция 5) (М., 1970).

 

7.     Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (М., 2000).

 

8.     Типовой перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий╨ с указанием сроков хранения (М., 1989).

 

9.     Перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур), с указанием сроков хранения (утвержден решением ЭПМК Комархива от 23.12.98 √ 13).

 

╨

╨