МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗРАБОТКИ / ПАМЯТКА ПО ВЫЯВЛЕНИЮ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНЕТОВ В АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИЙ - ОСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ
Критерии выявления особо ценных документов
В целях обеспечения сохранности и наиболее качественного учета документов Архивного фонда Республики Марий Эл, отражающих важнейшие события в жизни республики в архивах организаций проводится выявление особо ценных документов.
К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения и автографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.
При выявлении особо ценных документов используются следующие общие критерии:- значение учреждения - фондообразователя;
- авторство документов;
- время создания документов;
- ценность содержащейся в документах информации;
- юридическая сила, подлинность документов;
- наличие художественных, палеографических особенностей документов.
На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.
Методика выявления особо ценных дел
Архив организации по согласованию и под непосредственным руководством Государственного архива Республики Марий Эл проводит выявление особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:- выявление фондов, частей фондов;
- выявление дел по описям;
- непосредственный просмотр отобранных дел.
Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с Государственным архивом Республики Марий Эл. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.
На дела, содержащие особо ценные документы, составляются описи, которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации, утверждаются ЭПМК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов (далее -Комархив), затем руководителем организации.
После утверждения описей в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс "ОЦ".
После утверждения описей все особо ценные дела подлежат учету.Учет особо ценных дел
Главным учетным документом особо ценных дел является опись особо ценных дел, которая составляется по установленной форме (приложение 19) "Основных правил работы ведомственных архивов", М., 1986 -(далее - Правил).
Опись особо ценных документов составляется на каждый фонд в 4-х экземплярах по мере выявления таких дел. Она составляется на дела одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных дел. Нумерация дел в описи продолжается до четырехзначного числа по договоренности с соответствующим государственным архивом, после чего опись считается законченной и заводится новая опись (опись √ 2). Дела вносятся в опись в порядке номеров описей и дел. К описи составляется титульный лист (приложение 19 Правил). При передаче документов Архивного фонда Республики Марий Эл на государственное хранение три экземпляра описи передаются в Государственный архив Республики Марий Эл.
Учет описей особо ценных дел ведется в листах соответствующих фондов (приложение 29 Правил). К номерам описей дел, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".
Учет особо ценных дел в листе фонда осуществляется по описям, содержащим такие дела. Для этого в графах 5, 6, 8, 11, 15 указывается (при наличии таких дел) через дробь (знаменателем) их количество с добавлением индекса "ОЦ", которое отражено и в итоговой записи к описи. Подсчет количества этих дел ведется обособлено и на общий объем по данной описи, указанный числителем, не влияет, т.к. эти дела уже учтены в общем объеме дел.
В годовом разделе сводной описи дел постоянного хранения (приложение 22 Правил), содержащей особо ценные дела, напротив заголовка каждого такого дела в графе "Примечание" проставляется отметка "ОЦ". Количество особо ценных дел оговаривается в конце итоговой записи к разделу по следующей форме: "В том числе ОЦД (особо ценные дела) √ 7, 11, 15, 25. Всего 4 (четыре) дела". Аналогичная запись делается и в конце итоговой записи описи.
В списке фондов (приложение 28 Правил) к номерам фондов, содержащих особо ценные дела, добавляется индекс "ОЦ".Хранение особо ценных документов
В целях обеспечения длительной сохранности особо ценные документы размещаются в отдельном хранилище или в отдельной изолированной части хранилища.
Помещение, выделяемое для хранения особо ценных документов, должно отвечать следующим требованиям:- быть изолированным от служебных и вспомогательных помещений, а также удаленным от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых и химических веществ;
- иметь охранную и пожарную сигнализации;
- иметь удобный для эвакуации выход.
Размещение особо ценных документов в подвальных, полуподвальных помещениях не допускается.
Особо ценные дела должны храниться на металлических стеллажах в коробках или бумажной упаковке в горизонтальном положении. На ярлыках коробок и связок, в которых находятся особо ценные дела, проставляется штамп "ОЦ".
Допускается хранение документов в стационарных отсеках-сейфах, а также в специальных шкафах-сейфах.Для обеспечения длительной сохранности особо ценных документов на бумажной основе в хранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха +17 - +19 градусов, относительная влажность -50 -55%.
Хранилища должны быть оборудованы кондиционерами.
Хранилища, стеллажи, коробки или упаковки с особо ценными делами должны подлежать обязательному ежегодному обеспыливанию.
Особо ценные дела хранятся обособлено от остальных в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.
Страховой фонд и фонд пользования
На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).
Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.
Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).
Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.
Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.