О работе Республиканской службы формирования Архивного фонда Республики Марий Эл в 2007 году
Основной задачей Республиканской службы формирования Архивного фонда Республики Марий Эл являлась реализация республиканской целевой программы "Развитие архивного дела в Республике Марий Эл (2006-2008гг.) и "Основных направлений развития архивного дела в Республике Марий Эл на 2007 год". За 2007 год Службой формирования Архивного фонда Республики Марий Эл проводилась организационно-методическая работа; мероприятия по совершенствованию ведомственного хранения документов, упорядочению и составлению описей на управленческую документацию, подготовке и передаче на государственное хранение документов учреждений, организаций и предприятий, разработке современных нормативно-методических пособий, повышению квалификации сотрудников службы и работников делопроизводственных и архивных служб учреждений, организаций и предприятий.
С целью реализации Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", Закона Республики Марий Эл "Об архивном деле в Республике Марий Эл" продолжалась работа по заключению соглашений о сотрудничестве в области архивного дела с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, с организациями с негосударственной формой собственности.
Продолжалась работа по уточнению списка учреждений - источников комплектования Государственного архива Республики Марий Эл управленческой документацией. Исключили из списка учреждений - источников комплектования Государственного архива Республики Марий Эл Общество "Марий Эл - Венгрия", Марийское республиканское отделение Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры, ОАО "Электроавтоматика", ОАО "Йошкар-Олинский инструментальный завод", ОАО "Маргипрозем", Марийское республиканское отделение Общероссийского общественного фонда "Российский фонд мира", СПК СХА "Птицефабрика Йошкар-Олинская". Поставили на учет Государственные учреждения Республики Марий Эл "Центры занятости населения районов (городов)" (16 учреждений), Министерство лесного хозяйства Республики Марий Эл, 17 лесхозов. Заключены соглашения Управление Федеральной регистрационной службы по РМЭ, Территориальный орган Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития по Республике Марий Эл, ФГУ "Федеральный лицензионный центр при Росстрое", Следственное управление Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации по Республике Марий Эл, Управление Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Республике Марий Эл. Всего в списке 253 организаций.
Продолжалась работа по уточнению списка учреждений (лиц) - источников комплектования Государственного архива аудиовизуальной документации Республики Марий Эл. В список учреждений (лиц) - источников комплектования фотофоновидеодокументами включены: Государственное учреждение культуры Республики Марий Эл "Центр марийской культуры", заслуженный артист Российской Федерации, Республики Марий Эл - Шапкин В.В. Исключена Республиканская еженедельная общественно-политическая газета "Молодежный курьер" (всего в списке 12 учреждений (лиц).
Проведена работа по ликвидации задолженности по упорядочению документов. Оказана методическая и практическая помощь учреждениям и организациям в упорядочении документов, составлены описи и акты о выделении документов к уничтожению. Описи дел постоянного хранения утверждены ЭПМК Комархива в количестве 4327 дела, по личному составу согласованы в количестве 13678 дела.
Продолжалась работа по комплектованию Государственного архива Республики Марий Эл документами личного происхождения. Проводилась работа по уточнению списка лиц - владельцев и держателей личных фондов и документальных коллекций. Проведены встречи и переговоры по поводу передачи на государственное хранение документов А.И.Галицкого. Переданы на государственное хранение документы Заслуженного артиста Российской Федерации и Республики Марий Эл - Шапкина В.В. в количестве 556 документов. Приняли участие в организации и проведении Круглого стола "Личные фонды в изучении истории Республики Марий Эл".
Подготовлены и переданы на государственное хранение документы учреждений и организаций - источников комплектования управленческой документации в количестве 6556 единиц хранения.
Проведено 20 комплексных проверок текущего делопроизводства и условий хранения документов в учреждениях. Проведены контрольные проверки учреждений и предприятий по результатам выполнения рекомендаций, данных в ходе комплексных проверок текущего делопроизводства и состояния хранения архивных документов. Всего 8 проверок. По результатам проверок составлены справки, даны рекомендации по улучшению работы. Со справками ознакомлены руководители.
Оказана помощь в проведении проверки наличия и состояния дел учреждений и организаций в количестве 8929 дел.
Оказана методическая и практическая помощь в разработке положений об ЭК и архиве. Всего 40 положений.
Организовано внедрение "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. √ 536. Оказана методическая и практическая помощь в составлении инструкции по делопроизводству. Всего 9 инструкций.
Внедряется "Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл", утвержденная постановлением Правительства Республики Марий Эл от 20.01.2004 √ 18. Оказана методическая и практическая помощь в составлении индивидуальных инструкций по делопроизводству. Всего 9 инструкций.
Продолжена работа по внедрению "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000). Оказана методическая и практическая помощь в составлении номенклатур дел. Всего 28 номенклатур.
Продолжалась работа с организациями федеральной формы собственности, негосударственными организациями - источниками комплектования Государственного архива Республики Марий Эл.
Продолжали экспериментальное внедрение в практику работы "Основных правил работы архивов организаций" (М, 2002). Организована работа по изучению "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (М., 2007). Составлен план мероприятий по внедрению Правил. Внедряли в практику работы учреждений, организаций и предприятий ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов".
Установлен программный комплекс "Комплектование - Архив" и организовано изучение Инструкции по работе с программным комплексом "Комплектование - Архив".
В соответствии с Рекомендациями по созданию архивных сайтов в Интернете и на сайте Государственной архивной службы Республики Марий Эл (приказы Комархива от 07.10.2003 √ 40 "Об информационной поддержке сайта Комитета Республики Марий Эл по делам архивов" и от 16.10.2006 √ 53 "О частичном изменении приказа Комархива от 07.10.2003 √ 40") представлялись информации о работе Республиканской службы формирования Архивного фонда Республики Марий Эл на сайт Государственной архивной службы Республики Марий Эл. В соответствии с приказом Комархива представлен Перечень государственных услуг, оказываемых Государственным учреждением "Республиканская служба формирования Архивного фонда Республики Марий Эл". Представлена информация о ГУ "Республиканская служба формирования архивного фонда Республики Марий Эл" для дополнения существующих и открытия новых разделов на страничке web-сайта "Архивы Марий Эл": "Гостевая книга", "Услуги", "Вопрос - ответ". Приобретен модем и произведено подключение к сети Интернет, приобретено компьютерное оборудование на сумму 72 тыс.руб.
Подготовлены и представлены в Комархив статьи для Марийского архивного ежегодника "Республиканской службе формирования Архивного фонда Республики Марий Эл - 10 лет", "О реализации Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" Республиканской службой формирования Архивного фонда Республики Марий Эл".
Проведено 10 семинаров по подготовке кадров и повышению квалификации ответственных за делопроизводство и архив организаций - источников комплектования Государственного архива Республики Марий Эл. Проведено 4 занятия спецучебы с сотрудниками Службы в соответствии с планом.
Оказаны платные услуги на сумму 203592 рубля.
За период деятельности в Республиканской службе формирования Архивного фонда Республики Марий Эл сложился работоспособный коллектив, способный выполнить поставленные перед ним задачи. Работа Службы по всем направлениям деятельности будет продолжена в 2008 году.